ERP-Anbindung

ERP-Anbindung: Diese Möglichkeiten bietet ANIMUS

von | 5 Mrz 2021 | Über ANIMUS | 0 Kommentare

In Wohnungsunternehmen ist das zentrale ERP-System unabdingbar als Grundlage für sämtliche Verwaltungstätigkeiten. Soll das ERP-System mit einem digitalen Mieterportal wie der Quartiersapp von ANIMUS verknüpft werden, ist es wichtig, dass zwischen den beiden Systemen ein reibungsloser Datenaustausch gewährleistet ist. Im Allgemeinen verfügt nicht jedes ERP-System über dieselben technischen Möglichkeiten, sich an externe Systeme anzubinden. Deshalb werden bei ANIMUS verschiedene Lösungen zur ERP-Anbindung angeboten.

ERP-Anbindung via API

Die flexibelste Lösung stellt die Anbindung über eine Schnittstelle dar. Eine Schnittstelle, häufig kurz API (Application Programming Interface) genannt, ermöglicht zwei technischen Softwareprogrammen sich zu verknüpfen und miteinander zu kommunizieren. So können beliebige Daten ausgetauscht und von beiden Systemen genutzt werden.

Die Anbindung via API bietet die meisten Möglichkeiten und garantiert einen reibungslosen Betrieb. Über die Schnittstelle können sowohl Stamm- und Vorgangsdaten als auch Rechnungsdaten von angebotenen Services sowie Dokumente der Wohnungsakte ausgetauscht werden. Daten werden hierbei in Echtzeit in beide Richtungen übertragen – vom ERP-System zur Quartiersapp und andersherum. Das Verwaltungs- und Schadensmanagement kann auf diese Weise wie gewohnt im ERP durchgeführt werden. Die Quartiersapp fungiert als „verlängerter Arm“ direkt zu den Bewohner*innen: Wird beispielsweise ein Schaden durch Bewohner*innen in der App gemeldet, werden Updates aus dem ERP-System unmittelbar an die Quartiersapp übermittelt.

Mögliche Alternativen: Anbindung via CSV-Import oder „ERP FUSER“

Alternativ kann eine ERP-Anbindung via automatisiertem CSV-Import erfolgen. Hierbei läuft der Datenfluss unidirektional ab: Stammdaten werden in das ANIMUS-System importiert und dort für die Quartiersapp weiterverarbeitet. Findet beispielsweise ein Umzug innerhalb des Quartiers statt, können die Verwaltungsmitarbeiter*innen die entsprechenden Daten im eigenen ERP abändern. Diese Änderung wird dann nach erneutem Import an die Quartiersapp übertragen und dort aktualisiert. Alle weiteren Funktionen können über eine von ANIMUS bereitgestellte Verwaltungsoberfläche (das sogenannte Mandantenportal) konfiguriert werden. Diese Art der Anbindung ist in der Regel bei den meisten ERP-Systemen möglich.

Eine weitere Möglichkeit bietet der von ANIMUS entwickelte „ERP FUSER“, der lokal auf On Premise (nicht cloudbasierten) ERP-Systemen installiert werden kann. Bei dieser Lösung können Daten – wie bei der Anbindung via API – bidirektional übertragen werden. Hierfür müssen im Vorfeld lediglich die entsprechenden Rechte für den Datenbankzugriff eingeräumt werden. Der „ERP FUSER“ fungiert als „Übersetzer“ zwischen ERP-System und Quartiersapp: Er greift auf Daten im ERP zu, bereitet sie für das ANIMUS-System auf und übermittelt sie dorthin.

“Ein reibungsloser Datenfluss zwischen ERP-Software und der Quartiersapp ist für die tägliche Arbeit entscheidend. Damit ERP-Systeme und die dort etablierten Prozesse nicht gestört werden und wie gewohnt ablaufen, bietet ANIMUS umfangreiche Lösungen für die Integration zwischen ERPs und der Quartierssoftware an.

Optimalerweise erfolgt eine Kommunikation beider Systeme via Web-Schnittstellen. Dies bietet die meisten Möglichkeiten und sichert einen reibungslosen Betrieb. Der Datenaustausch findet in Echtzeit statt und ermöglicht so einen unmittelbaren Austausch zwischen Sachbearbeiter*innen und Quartiersapp-Nutzer*innen.“

Jens Krücken, Director IT

Jens Krücken

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