Das Onboarding ist eine besonders heiße Phase, denn hier werden die Kund*innen interaktiv an die Software herangeführt und für die Nutzung geschult. Doch wie sieht das Onboarding konkret aus?
Bei ANIMUS besteht der Prozess im Grunde aus vier Hauptschritten: Aufsetzen und Grundbefüllung der App, Kick-Off Termin, Schulung und Contentpflege (kundenseitig). Danach ist die App für den Live-Gang bereit.
“Unser Ziel ist es, unsere Kund*innen bestmöglich für den täglichen Gebrauch der App vorzubereiten. Dafür ist es wichtig, dass sie früh mit der App selbst in Berührung kommen und die Funktionen auch aus der Nutzerperspektive kennenlernen.
Wir planen hier ein mehrwöchiges Onboarding mit Workshops ein, in der genügend Zeit für Fragen, Wünsche und das Testen der App inbegriffen ist.”
Sabine Heinzen, Customer Success Managerin bei ANIMUS
1. Aufsetzen und Grundbefüllung der App
- Kick-Off-Vorbereitungen (Abfrage der Teilnehmer*innen, Versand von vorläufigem Zeit-/Projektplan, Leitfaden sowie Checkliste)
- Aufsetzen der Software mit Basisinformationen, Befüllung mit beispielhaften Dummy-Daten
- Bereitstellung des Testnutzer-Zugangs
Ergebnis: Dummy-App
2. Kick-Off Termin
- Führung durch die App aus Nutzersicht
- Finalisierung des Zeit-/Projektsplans, Definition der Zielsetzung
- Einpflegen der Datenschutzdokumente durch die Kund*innen
- Evtl. Anpassung der Funktionen
- Definieren zusätzlicher Dienstleister (optional)
3. Schulungen
- Onboarding Workshop 1 “Struktur & Verwaltung”: Vorstellung des Mandantenportals, Festlegung der Funktionen, Bereitstellung des digitalen Handbuchs, Zugang zu Support
- Eigenverantwortliche Testphase und Befüllung der App durch die Kund*innen zwischen den Workshops
- Onboarding Workshop 2 “Services & Stammdaten”: Erklärung der Funktionen und Serviceangebote
Ergebnis: Funktionsfähige App (Web-App und ggf. Native App)
4. Inhaltliche Pflege der App (kundenseitig)
- Weitere inhaltliche Befüllung bzw. Pflege der App durch die Kund*innen
- Möglichkeit der Zubuchung von zusätzlichen Marketingaktivitäten
- Übergabe an den Support
5. Go-Live der App
- Übergabe der App und Verfügbarkeit für die Nutzer*innen
Das Mandantenportal bezeichnet bei ANIMUS die Verwaltungsoberfläche der Software, über die zum einen sämtliche Konfigurationen der App getätigt werden (Designelemente definieren, Services einstellen, Stammdaten hinterlegen usw.) und zum anderen die tägliche Arbeit seitens Hausverwalter*innen, Concierge & Co. stattfindet (Vorgänge annehmen, Rechnungen stellen, Beiträge für Endnutzer*innen im Homefeed veröffentlichen usw.).
