Sie möchten eine digitale Lösung einführen, doch wissen nicht so recht, wie Sie vorgehen sollen? Eine Software-Implementierung ist eine komplexe Angelegenheit, die nicht selten auch ein gewisses Fingerspitzengefühl erfordert. Durch unseren langjährigen Erfahrungsschatz wissen wir, dass gute Planung das A und O ist und geben Ihnen ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg.

Klare Ziele definieren

• Folgende Leitfragen sollten Sie vorab beantworten:
  • Was will ich mit der Einführung der Software erreichen?
  • Welchen Mehrwert bietet die Software einzelnen Mitarbeiter*innen, einzelnen Teams und dem gesamten Unternehmen?
• Legen Sie einen eindeutigen und realistischen Zeitplan fest.

Geschäftsleitung überzeugen

• Holen Sie die Geschäftsführung mit ins Boot und überzeugen Sie diese von der entsprechenden Software. So wird es einfacher, die Software-Implementierung entsprechend zu priorisieren und Entscheidungen durchzusetzen.
• Tragen Sie die gesammelten Argumente für eine Software-Implementierung vor und legen Sie den Zeitplan dar.

Technisches Verständnis von Mitarbeiter*innen schärfen

• Verschaffen Sie sich im Vorfeld einen Überblick über das technische Verständnis Ihrer Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen. Einige werden bei anderen Unternehmen bereits erste Erfahrungen mit der Implementierung neuer Software gesammelt haben.
• Viele Softwareunternehmen bieten eine Demo-Version ihrer Software an. Beauftragen Sie einen Teil Ihres Teams damit, diese zu testen und ihre Erfahrungen zum Produkt miteinander zu teilen.

Mitarbeiter*innen abholen und einbeziehen

• Stellen Sie sicher, dass der Mehrwert der Software im beruflichen Alltag allen Beteiligten klar wird. Nur wenn alle überzeugt sind, wird das Produkt auch gut angenommen.
• Nehmen Sie Ihren Kolleg*innen die Angst vor Neuem! Es kommt nicht selten vor, dass Mitarbeiter*innen Sorge haben, die Einführung einer Software könne ihre Arbeitskraft ersetzen. Machen Sie ihnen klar, dass die Softwareeinführung eine arbeitskraftunterstützende Maßnahme darstellt und verdeutlichen Sie die Vorteile dieser digitalen Lösung.
• Fragen Sie gerne weitere Bedenken, Sorgen, Ängste ab und versuchen Sie diese auszuräumen.

Verantwortlichkeiten klar definieren

• Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten der involvierten Mitarbeiter*innen und verteilen Sie Rollen und zeitliche Kapazitäten.

Software pflegen

• Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Kolleg*innen mit der Software arbeiten.
• Benennen Sie eine Person als Projektleiter*in.
• Beziehen Sie die IT-Abteilung und Datenschutzbeauftragte frühzeitig mit ein, um technische bzw. rechtliche Fragestellungen abzudecken.

Onboarding-Angebot des Softwareherstellers wahrnehmen

• Eine Schulung zum Umgang mit der Software ist oftmals im Preis für das Set-Up enthalten.
• Sie sollten bereits vor oder spätestens während der Schulung durch den Softwarehersteller nach begleitenden Schulungsunterlagen (Handbücher, Tutorials, etc.) fragen.
• An der Schulung sollten die Mitarbeiter*innen teilnehmen, die auch später mit der Software arbeiten.

An technischen Fortbildungen teilnehmen

• Gerade nach der Einführung einer neuen Software kommt es regelmäßig zu Produkt-Updates oder der Einführung neuer Funktionen innerhalb der Software. Um Verständnisschwierigkeiten Ihrer Mitarbeiter*innen zu vermeiden, empfehlen wir, regelmäßig an Fortbildungen teilzunehmen.

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