Leistungsbeschreibung

ANIMUS bietet eine Software in vier Modellen (STARTER, BASIC, PRO und CUSTOM) an.

Die Speicherplatzgröße ist vertraglich je Modell festgelegt. Der Speicherplatz bezieht sich dabei auf die hochgeladenen Medien (Bilder, PDF-Dokumente, etc.) auf den ANIMUS-Server.

Ebenso ist je Modell die Anzahl an möglichen Mitarbeiterzugängen zum Mandantenportal vertraglich festgelegt. Mindestens ein Mitarbeiterzugang hat die Rolle Mandanten-Mitarbeiter, um die Software vollumfänglich verwalten zu können. Weitere Rollen können definiert und an Mitarbeiter vergeben werden.

Im Rahmen der Weiterentwicklung ist es möglich, dass neue Funktionen hinzukommen, bestehende Funktionen angepasst, ersetzt oder ggf. entfernt werden. Die im Folgenden beschriebenen Grundfunktionen sind in allen vier Modellen enthalten.

Grundfunktionen

Funktion Beschreibung
Anmailen Gezieltes Anschreiben von Nutzern initiiert aus dem Mandantenportal (Mail-Programm) mit der Möglichkeit, an die Nutzer-Mailadresse oder direkt in deren App-Postfach zu schreiben.
Ansprechpartner Bereitstellung und Kontaktaufnahme zu Ansprechpartnern, denen verschiedene Funktionsrollen zugewiesen werden können.
Chat/Community Direkter und schneller Austausch zwischen Nutzern durch eigenes Nachrichtenpostfach inklusive den bekannten Echtzeit-Chat Funktionen wie Online-Status etc. Die Community bietet eine Übersicht über aktivierte Nutzer im selben Quartier inklusive Filterung nach möglichen Interessen und der Suche-/Biete-Funktion (je nach individueller Nutzer-Sichtbarkeit).
Content Pages Eine Content Page ist eine frei gestaltbare Seite. Mit Hilfe eines Baukastensystem kann ohne Programmierkenntnisse eine Content Page erstellt werden. Das Ausspielen von Content Pages kann an verschiedene Zielgruppen (Nutzer-Rollen) erfolgen.
Dashboard Übersicht über Insights Ihrer ANIMUS App. Analyse der Nutzer, Vorgänge und Serviceangebote im gewählten Zeitraum.
Freie Einheiten Anzeige der freien Wohn-/Gewerbeeinheiten (übergreifend über alle Quartiere in der App). Kann als interner App-Vertriebskanal genutzt werden.
Homefeed/Beiträge Digitale Pinnwand oder digitales schwarzes Brett als Kommunikationstool. Veröffentlichung von Beiträgen aus dem Mandantenportal durch Verwalter, Quartiersmanager oder direkt als App-Nutzer (inkl. Bilder oder Dokumente). Auf Beiträge kann mit einer Reaktion (z.B. Like) oder Kommentaren reagiert werden. Integrierte Suchfunktion im Homefeed für das schnelle Auffinden von Beiträgen. Über das Mandantenportal können redaktionelle Beiträge vorgeplant werden. Umfragen und Termine können im Homefeed ebenfalls angezeigt werden.
Multi-login Nutzer, die mehreren Einheiten zugeordnet sind, können im angemeldeten Zustand zwischen den Einheiten wechseln.
Pakete Das Empfangen und Versenden von Paketen kann übersichtlich in der App dargestellt werden. Nutzer werden darüber informiert, wenn der Service-Point-Mitarbeiter oder Quartiersmanager dem Nutzer ein neues Paket zuweist, von welchem Logistiker es kommt und ob es abholbereit oder bereits abgeholt ist. Die Abholung kann mittels Unterschrift quittiert werden.
Profil Jeder Nutzer hat sein persönliches Profil, welches mit Angaben zur Person, Interessen und der Suche-/Biete-Funktion ergänzt werden kann. Hier kann auch die Sichtbarkeit in der App eingestellt werden: Quartier (Ebene 1), Ebene 3 oder niemand.
Services

Serviceangebote bieten eine kategorisierbare Übersicht an möglichen Serviceleistungen interner und externer Dienstleister, die durch das Quartiersmanagement/den Concierge individuell ausgesucht und angelegt werden. Die Serviceleistungen können als Auftrag (z.B. Handwerker), Buchung (z.B. Umzugshilfe), Ressourcenbuchung (z.B. Fahrräder, Räume), Verlinkung oder Anzeige erstellt werden. Das Buchungsmodul beinhaltet die Echtzeitübersicht von verfügbaren Ressourcen (z.B. Räume), die Übersicht gebuchter Serviceleistungen (für Nutzer und Dienstleister) und die Möglichkeit angefragte Serviceleistungen zu bestätigen, abzusagen, zu stornieren oder entsprechende Rechnungen zu erstellen. Dienstleister können einen eigenen Mandantenportal-Zugang erhalten, um ihre Angebote selbst zu aktualisieren und Buchungen abzuschließen.

Neben den Zahlungsarten SEPA-Lastschrift und Rechnung gibt es auch die Möglichkeit der Online Payment Anbindung (Kreditkarte, Paypal) via SixPayments/Stripe (Dienstleister für Zahlungsverkehr- und Transaktionsdienstleistungen).

Eine Service-Buchung für einen Nutzer kann auch direkt im Mandantenportal vorgenommen werden.
Statische Verlinkungen Die App-Navigation kann um statische Verlinkungen ergänzt werden. Damit kann ein Navigationspunkt direkt auf gezielte App-Inhalte oder auf externe Websites verlinken.
Termine Termine können über das Mandantenportal erstellt und in der Übersicht der anstehenden Termine sowie im Homefeed für die Nutzer veröffentlicht werden. Termine können mit einer Anmeldefunktion (Möglichkeit der Teilnehmerbegrenzung) erweitert werden.
Umfragen Beiträge können über das Mandantenportal mit Umfragen erweitert werden. Umfragen (Einfach- und Mehrfachauswahl) können mit mehreren Text-Optionen vordefiniert werden.
Vorgangsmanagement (Beanstandungen) Anfragen oder Schadensmeldungen strukturiert und schnell über die App (Beanstandungen) direkt an den Verantwortlichen melden (inkl. Bilder oder Dokumente). Verwaltung und Verarbeitung von gemeldeten Vorgängen. Status-Verfolgung und weitere Kommunikationsmöglichkeit im laufenden Bearbeitungsprozess.
Wäscheservice Der Wäscheservice von einem Drittdienstleister, einer lokalen Wäscherei Ihrer Wahl oder dem ANIMUS Partner Persil Service (Henkel) kann in der Software abgebildet werden. Dem Nutzer werden die Preise, der Bearbeitungsstatus sowie die abgegebenen Wäschestücke angezeigt, zudem kann der Nutzer direkt mit der Wäscherei kommunizieren. Die Abholung der Wäsche kann der Nutzer mit seiner Unterschrift quittieren.
Dateien Informationen rund um die (Wohn-) Einheit. Digitales Dokumentenmanagement und Bereitstellung (Download Möglichkeit) von personenbezogenen Dokumenten wie Mietvertrag, Abrechnungen, etc. oder auch öffentlichen Dokumenten wie Grundrisse (wohnungsbezogen), Anleitungen, etc.

Integrationen

Im PRO und CUSTOM Modell können optional verschiedene Integrationen dazugebucht werden. Notwendige Bedingung für diese optionalen Funktionsintegrationen ist die Bereitschaft der Kooperation mit dem Anbieter, die technische Machbarkeit sowie die Beauftragung der Konfiguration der entsprechend benötigten Schnittstelle. Im Folgenden werden die einzelnen optionalen Integrationen beschrieben.

ANIMUS API ANIMUS hat eine standardisierte Web-Schnittstelle. Diese Schnittstelle können Sie oder ein externer Dienstleister zur Anbindung an die Schnittstelle Systems (z.B. ERP System) nutzen. Die Schnittstelle unterstützt u.a. die Anlage / Verwaltung von Bewohnern und Immobilien, den Upload von Medien / Dokumenten, sowie das Abrufen und Aktualisieren von Vorgängen.
CSV-Import Haben Sie ein ERP-System, zu dem es keine Schnittstellen gibt, so können wir dennoch die Aktualität der Stammdaten schaffen und doppelte manuelle Pflege vermeiden. Hierzu legen Sie die aus dem ERP-System exportierte CSV-Datei mit der von ANIMUS vorgegebenen Syntax auf einen von ANIMUS bereitgestellten FTP-Server. Diese wird dann nach einem festgelegten Rhythmus in ANIMUS eingelesen.
ERP-Integration
(DOMUS, GAP) 		Mit folgenden ERP-Systemen gibt es die Möglichkeit einer bidirektionalen Schnittstelle und Mapping der Daten:

Verwaltungssoftware DOMUS 4000 und der DOMUS Navi: Immobiliendaten, App-Nutzer, Dokumentenmanagement, Vorgänge, Homefeed

GAP Immotion: Stammdaten, App-Nutzer, Vorgänge
Verbrauchsdaten Mit dem ARGE Standard kann der Smart Metering Dienstleister angebunden werden. Dem Nutzer kann dann entsprechend der eigenen Einheit Warmwasser, Kaltwasser und Wärme auf monatlicher Basis angezeigt werden.
Paketbox
(RENZ) 		Digitale Verarbeitung der ankommenden Pakete im vollautomatisierten Paketcenter. Die Paketbox von RENZ ermöglicht die Annahme der Pakete, auch wenn die Nutzer abwesend sind. Retouren werden ebenso mithilfe der Boxen abgeholt. Die zentralen Be- und Entladestationen werden fixer Bestandteil von Wohnimmobilien und Gewerbe-Projektentwicklungen und ersetzen den personalintensiven Concierge.
Smart Home
(ambiHome) 		Die Smart Home Funktionen von ambiHome werden in die Software integriert und können darüber vom Nutzer gesteuert werden.

Individuelle Programmierung

Auf Anfrage kann im Modell CUSTOM über individuelle ERP-Integrationen oder Programmierungen neuer Funktionen mit unserem Produktteam ein separater Vertrag mit entsprechender Leistungsbeschreibung abgeschlossen werden.

Einrichtung der Software

Folgende Leistungen bietet ANIMUS zur Einrichtung der Software während des Onboardings an

  • Erstellung und Konfiguration des Software-Accounts
  • Miete und Einrichtung einer individuellen URL (NAME-app.animus.de)
  • Layout- und Design-Konfiguration im Rahmen der Whitelabel-App
    • Inklusive im BASIC, PRO und CUSTOM Modell
    • ANIMUS stellt eine Checkliste der benötigten Materialien und Dateiformate, die vom
      Auftraggeber für die Einrichtung der Software zu liefern sind, zur Verfügung o Darunter fallen: Logo, Home-Button, Headerbild, Premier-Farbe, Favicon
  • Einrichtung der Software mit
    • den Grundfunktionen
    • dem ANIMUS-Quartier
    • einem Standard-Quartier (dem zukünftigen “Live-Quartier”)
    • zwei Demo-Nutzer-Accounts (inkl. Bereitstellung der Zugangsdaten)
    • Erstellung eines persönlichen Mandanten-Mitarbeiter-Accounts (Versand per Aktivierungsmail)
    • Befüllung der Rohversion der Software mit Beispieldaten (je nach Modell ausführlicher)
  • Kick-Off
    • Team-/Projektvorstellung
    • Übergabe der Rohversion der Software (Web-App) inkl. Demo-Nutzern
    • “Faktoren für eine erfolgreiche App”
    • Erstellung eines Projektplans mit verbindlicher Zeitschiene auf Basis des vertraglich vereinbarten Software-Starts inklusive offenen Aufgaben
  • ANIMUS stellt eine CSV-Datei als Vorlage für eine einmalige Stammdatenübertragung für den Livegang zur Verfügung
  • ANIMUS stellt Vorlagen für die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen zur Verfügung. Der Auftraggeber ist selbst verantwortlich, sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden. ANIMUS leistet insoweit keine rechtliche Beratung. ANIMUS empfiehlt dem Auftraggeber, die Vorlagen durch einen Rechtsberater prüfen und ggf. anpassen zu lassen oder eigene Dokumente zu verwenden. ANIMUS übernimmt keine Haftung oder sonstige Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Vorlagen. Auch wird jede Haftung für etwaige Schäden oder andere Folgen, die sich aus der Verwendung dieser Vorlagen ergeben, ausgeschlossen. Der Haftungsausschluss gilt nicht, soweit Vorsatz vorliegt.
  • Schulungs-Tutorial
    • Zugang zum Schulungsportal
    • Ausführliche Erklärung des Mandantenportals (Video-Tutorial)
    • Tutorial-Videos beschreiben die verschiedenen Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten der
      Software – von der Einstellung der Funktionen und der Navigation über Beiträge und Termine veröffentlichen bis hin zu Serviceleistungen buchen und abrechnen
  • Workshop/Schulung
    • Je nach Modell ist ein Online-Workshop/eine Web-Schulung inkludiert. Workshops/Schulungen vor Ort können in Absprache mit ANIMUS und Abrechnung der Aufwände vereinbart werden. Weitere Workshops/Schulungen können ebenfalls jederzeit zusätzlich (zum Tagessatz) gebucht werden
    • Ein Workshop ist individuell zu thematisieren
      • Vertiefte individuelle Besprechung der Immobilienstruktur
      • Integration und Aktivierung von Nutzern
      • Konzepterstellung für das Projekt inklusive möglicher Services
      • Anbindung von möglichen Dienstleistern und deren Serviceleistungen
      • Besprechung von App-Inhalten und/oder Vorgangsmanagement
      • Wie wird die Software erfolgreich
      • Wer oder was wird für eine erfolgreiche App benötigt? Das “Team rund um die App”individualisieren.
    • In einer persönlichen Schulung wird der Umgang mit dem Mandantenportal gezeigt. Dabei kann die Schulung gezielt auf Aufgaben der Mitarbeiter fokussiert werden und auf Rückfragen eingegangen werden.
    • Zur Schulung gehört zudem eine Übungsphase

Native Apps

Als Erweiterung zu der Web-App ist im STARTER und BASIC Modell generell die Nutzung der ANIMUS App inkludiert. Die ANIMUS App ist im Apple App Store bzw. Google Play Store downloadbar. Nach dem Download können sich Nutzer mit den persönlichen Login-Daten einloggen und erhalten den Zugang zur Software. Die Nutzer erhalten Push-Mitteilungen zu neuen Nachrichten, Paket-/Wäscheabholung, neue Dokumente, etc. (je nach persönlichen Einstellungen).

Individuelle iOS- und Android Apps Ihrer Software können im PRO und CUSTOM Modell dazugebucht werden. ANIMUS ist beim Anlegen der benötigten Developer-Accounts bei Apple und Google behilflich und stellt eine Anleitung für die notwendigen Registrierungsschritte zur Verfügung. ANIMUS erstellt Ihre individuelle iOS- und Android-App sowie in Absprache mit Ihnen die zur Einreichung der Apps notwendigen Informationen (Texte, Screenshots, App Icons in verschiedenen Größen). Abschließend reicht ANIMUS die Apps mit Ihren Developer- Accounts bei Apple und Google ein. Da der App Store von Apple und der Play Store von Google verwaltet werden und nur Apple und Google entscheiden, welche Apps zugelassen werden, kann ANIMUS weder gewährleisten noch garantieren, dass Ihre App in den Stores von Apple oder Google akzeptiert wird. Das Vorstehende liegt nicht im Verantwortungsbereich von ANIMUS, aus diesem Grund sind sämtliche Erfüllungs- und Gewährleistungsansprüche Ihrerseits insoweit ausgeschlossen.

ANIMUS aktualisiert Ihre Apps bei Betriebssystem-Anpassungen von Apple und Google, sofern sich hier Inkompatibilitäten ergeben. Ebenso aktualisiert ANIMUS Ihre Apps bei ANIMUS-Funktionserweiterungen für native Apps, an denen ANIMUS Sie teilhaben lässt.

Support

Das Support-Portal bietet eine ausführliche Erläuterung des Mandantenportals und der Software mitsamt all ihren Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten. Zudem ist im Support-Portal auch ein Ticket-System enthalten, worüber Sie direkte Anfragen an unseren Support senden können. Egal ob allgemeine Einrichtungsanfragen oder mögliche Fehlermeldungen. Hierüber erhalten Sie zeitnah eine Rückmeldung und haben alle Ihre Anfragen inkl. Statusmeldung im Überblick.

Des Weiteren erhalten Sie je nach Modell eine halbe bis zwei Stunden Supportzeit pro Monat. In dieser Zeit kümmern wir uns gerne um Ihre telefonischen wie schriftlichen Anliegen und helfen Ihnen, eine erfolgreiche Software zu gestalten. Zusätzlich benötigte Supportzeit wird gemäß Tagessatz abgerechnet. Eventuell technisch fehlerhafte Funktionen der Software fallen selbstverständlich nicht in diese Supportzeit.

Zusätzliche Leistungen

ANIMUS bietet zum laufenden Betrieb der Software folgende Leistungen (kostenpflichtig) an.

  • Beratungsleistung kann u.a. in den nachfolgenden Feldern erfolgen: Digitale Transformation, Service Wohnen, Innovationen, Projektmanagement, Prozessoptimierungen, Strategie, Marketing und Vertrieb
  • Support, der über die Leistungen der im Onboarding enthaltenen initialen Account-Einrichtung hinausgeht
  • Content Generierung beinhaltet das Erstellen eines monatlichen Redaktionsplans mit Inhalten wie
    Neuigkeiten rund um das Quartier, Bewerben von Events oder Gewinnspielen, etc. Die Inhalte werden termingerecht mit Bildmaterial im Homefeed veröffentlicht und zielen darauf ab, mehr Aktivität in der App zu generieren
  • Marketingaktivitäten zur Bekanntmachung der Software, beispielsweise Planung, Go-Live-Event, Flyer oder Projekt-Websites
  • Technische Workshops mit Drittanbietern:
    • Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand und nach Nachweis zum definierten Tagessatz/anteiligen Stundensatz. Sofern nicht anders festgelegt, sind mit der genannten Vergütung jeweils sämtliche ANIMUS zur oder im Zusammenhang mit der Leistungserbringung entstehenden Kosten, also insbesondere Lohn-, Lohnneben-, Fahrzeug-, Anfahrtszeit- und Gemeinkosten sowie Spesen etc. abgegolten
    • Regelmäßige Abstimmungen/Meetings der Projektleiter inkl. Vor- und Nachbereitung o Erforderliche Abstimmungen mit (Software-) Dienstleistern zur Realisierung von Integrationslösungen